Devis ou facture : quelle différence ?

Ce qui distingue le devis, la facture et le reçu, et quand utiliser chacun.

Devis, facture, reçu : ces trois documents accompagnent la même vente à des moments différents, et on les confond souvent. Le devis vient avant le travail, la facture le constate, le reçu prouve le paiement. Comprendre leur rôle évite des erreurs qui peuvent coûter cher, surtout face à un client mécontent ou à l’administration fiscale.

Le devis : une proposition avant le travail

Le devis décrit ce que vous proposez de faire et à quel prix. Tant qu’il n’est pas accepté, c’est une offre : le client est libre de la refuser ou de demander des modifications. Une fois signé par le client, souvent avec la mention « bon pour accord », il devient un engagement pour les deux parties : vous devez réaliser la prestation au prix indiqué, et le client doit la payer.

Le devis n’est pas un document comptable. Il ne s’enregistre pas dans votre chiffre d’affaires et ne permet pas au client de déduire quoi que ce soit. Dans certains secteurs et certains pays, il est obligatoire, par exemple pour certains travaux ou dépannages au-delà d’un montant fixé par la réglementation. Même quand il ne l’est pas, c’est votre meilleure protection. Le guide comment faire un devis détaille son contenu.

La facture : le document comptable

La facture constate la vente ou la prestation réalisée et le montant dû. C’est un document comptable et fiscal, encadré par des règles strictes : numérotation chronologique continue, mentions obligatoires (identification du vendeur et du client, date, détail des prestations, prix hors taxes, taux et montant de TVA, conditions de paiement…), durée de conservation. Ces règles varient selon les pays.

Entre professionnels, la facture est presque toujours obligatoire. Pour les particuliers, elle l’est souvent au-delà d’un certain montant ou quand le client la demande. Plusieurs pays généralisent aussi la facturation électronique, avec des calendriers et des formats précis : renseignez-vous auprès de votre administration fiscale ou de votre comptable.

Important : les documents faits avec Presupuestado ne sont pas des factures au sens légal. L’outil sert à faire des devis et des reçus ; pour vos factures, utilisez un logiciel de facturation conforme aux règles de votre pays.

Le reçu : la preuve du paiement

Le reçu atteste qu’une somme a été reçue : qui a payé, combien, quand et pour quoi. Il est utile pour un acompte, un paiement en espèces, un loyer, un paiement en plusieurs fois. Il complète la facture mais ne la remplace pas quand elle est obligatoire. Le guide comment faire un reçu explique quoi y mettre, et le générateur de reçus permet d’en faire un en une minute.

Le parcours type d’une vente

1. Le devis : vous proposez un prix détaillé, avec une durée de validité.
2. L’acceptation : le client signe le devis et verse éventuellement un acompte, pour lequel vous lui remettez un reçu ou une facture d’acompte selon les règles applicables.
3. La réalisation : vous faites le travail ; toute modification passe par un avenant.
4. La facture : vous facturez la prestation, en tenant compte de l’acompte déjà versé.
5. Le paiement : le client règle le solde ; un reçu peut confirmer le paiement, notamment en espèces.

Peut-on transformer un devis en facture ?

Le contenu peut être repris : les lignes du devis accepté deviennent les lignes de la facture, ajustées des éventuels avenants. Mais la facture doit respecter sa propre numérotation et ses propres mentions. Beaucoup de logiciels de facturation permettent cette conversion. Avec l’outil de devis, vous pouvez en revanche transformer directement un devis en reçu une fois le paiement reçu.

Et au Québec, la soumission ?

Au Québec, on parle souvent de soumission pour désigner un devis, notamment dans la construction et la rénovation. Le principe est le même : une offre détaillée qui, une fois acceptée, engage les parties. Les règles de protection du consommateur propres au Québec peuvent imposer des mentions ou un contrat écrit pour certains travaux.

Les erreurs fréquentes

• Envoyer un devis en guise de facture : il n’a pas de valeur comptable.
• Facturer un montant différent du devis sans avenant : source de litiges.
• Oublier la mention de TVA : taux et montant, ou mention d’exonération si vous êtes en franchise.
• Ne pas garder de trace des acomptes : un reçu à chaque paiement évite les discussions.

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Questions fréquentes