Jak zrobić wycenę krok po kroku

Kolejne kroki, żeby przygotować kompletną wycenę: od oględzin do wysłania PDF.

Wycena mówi klientowi, co zrobisz, ile to będzie kosztować i na jakich warunkach. Dobra wycena to coś więcej niż kwota na kartce: pozwala klientowi uczciwie porównać Cię z konkurencją, zapobiega kłótniom przy odbiorze i daje Ci podstawę do dopłaty, gdy zakres prac zmieni się w trakcie. Oto jak przygotować ją krok po kroku.

1. Poznaj zlecenie, zanim podasz cenę

Większość złych wycen zaczyna się od zbyt ogólnego zapytania. Zanim cokolwiek policzysz:

• Zobacz miejsce pracy, jeśli to możliwe. Zdjęcia pomagają, ale nie pokażą zawilgoceń, krzywych ścian, starej instalacji ani trudnego dojazdu.
• Zapytaj o oczekiwania. Standard wykończenia, termin, kto kupuje materiały i czy klient ma określony budżet.
• Zapisuj wymiary i szczegóły na miejscu. Metry kwadratowe, metry bieżące, liczbę punktów, wszystko nietypowe. To, czego nie zapiszesz, zapomnisz, gdy usiądziesz do liczenia.

Jeśli czegoś nie da się sprawdzić z góry, wpisz to jako założenie, np. „Cena zakłada, że wylewka jest sucha i równa”.

2. Podaj podstawowe informacje

Każda wycena powinna zawierać co najmniej:

• Twoje imię i nazwisko lub nazwę firmy, kontakt i ewentualnie NIP.
• Dane klienta i adres, pod którym będzie wykonywana praca.
• Datę i numer wyceny, żeby łatwo ją odnaleźć, gdy klient zadzwoni po dwóch tygodniach.
• Termin ważności, np. 14 lub 30 dni.

3. Rozpisz pracę na pozycje

Jedna kwota „za całość” to najczęstszy błąd. Klient nie wie, za co płaci, więc negocjuje na ślepo albo wybiera tańszą ofertę, która po prostu czegoś nie zawiera. Rozbij pracę na pozycje z jednostką, ilością i ceną jednostkową:

• robocizna w podziale na etapy lub rodzaje prac,
• materiały, jeśli je kupujesz,
• dojazd, wywóz odpadów, wynajem sprzętu,
• prace opcjonalne, z których klient może zrezygnować.

Używaj jednostek, które klient rozumie: m², mb, sztuki, godziny, punkty. Szablony dla branż w generatorze mają już typowe pozycje, np. wycena malowania czy kosztorys remontu łazienki.

4. Dodaj rabat, VAT i zaliczkę

Jeśli dajesz rabat, pokaż go jako osobną linię, wtedy klient widzi, ile zyskuje. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, wpisz właściwą stawkę; przy niektórych usługach, np. remontach w budynkach mieszkalnych, często stosuje się stawki obniżone, ale zasady mają wyjątki, więc ustal to z księgową. Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, nie doliczaj podatku.

Przy zleceniach, w których kupujesz materiały albo rezerwujesz termin, dodaj zaliczkę. Na wycenie powinna być widoczna kwota zaliczki i kwota pozostała do zapłaty. Więcej o tym, ile brać i jak ją nazwać, przeczytasz w poradniku ile zaliczki wziąć od klienta.

5. Napisz warunki

Warunki to miejsce na wszystko, co nie jest ceną, a może stać się powodem sporu:

• Co nie jest wliczone. Np. zakup płytek, malowanie po bruzdowaniu, wywóz gruzu.
• Prace dodatkowe. Jak je wyceniasz i że wykonujesz je po akceptacji klienta.
• Termin realizacji i od czego zależy, np. od dostawy materiałów lub pogody.
• Płatności. Zaliczka, raty, forma płatności, termin zapłaty po odbiorze.
• Gwarancja na wykonane prace.

6. Ryczałt czy kosztorys?

Przy większych pracach warto zastanowić się, jak ustalasz wynagrodzenie. W polskim prawie cywilnym wynagrodzenie ryczałtowe oznacza co do zasady stałą kwotę, której nie zmienia się nawet wtedy, gdy praca okaże się większa, niż zakładano. Wynagrodzenie kosztorysowe opiera się na zestawieniu prac i cen, a gdy okazuje się, że trzeba je znacząco podwyższyć, wykonawca powinien uprzedzić klienta. Która forma jest dla Ciebie lepsza, zależy od zlecenia; przy dużych umowach warto skonsultować się z prawnikiem.

7. Wyślij wycenę jako PDF

PDF wygląda profesjonalnie, nie rozjeżdża się na telefonie i nie da się go przypadkiem zmienić. W generatorze wycen wpisujesz wszystko bezpośrednio na kartce, pobierasz PDF albo wysyłasz go przez WhatsApp. Wyślij wycenę szybko, najlepiej w ciągu doby od oględzin: klient, który czeka tydzień, często wybiera kogoś innego.

8. Przypomnij się i zamień wycenę na pokwitowanie

Jeśli klient nie odpowiada, przypomnij się po kilku dniach krótką wiadomością. Gdy zaakceptuje wycenę i zapłaci, nie musisz przepisywać danych: w generatorze zamienisz wycenę na pokwitowanie jednym kliknięciem.

Dobra wycena to inwestycja kilku minut, która oszczędza godziny tłumaczenia się przy odbiorze. Rozpisz pracę, podaj warunki i wyślij szybko, a zobaczysz, że klienci akceptują ją częściej.

Zrób to za darmo →

Najczęstsze pytania