Kwitantie maken: wat erop moet en hoe je het doet

Wanneer je een kwitantie geeft, wat erop moet en hoe hij zich verhoudt tot een factuur.

Een kwitantie is een bewijs dat je een betaling hebt ontvangen. Het is een eenvoudig document, maar het voorkomt veel gedoe: wie heeft er betaald, hoeveel, waarvoor en wanneer? Zeker bij contante betalingen is een kwitantie vaak het enige bewijs dat er is betaald. Zo maak je er een die klopt.

Wanneer geef je een kwitantie?

Een kwitantie is handig in veel situaties:

• bij een contante betaling voor een klus, een les of een verkoop;
• bij een aanbetaling op een offerte;
• bij betaling in termijnen, zodat iedereen weet wat er nog openstaat;
• bij huur van een kamer, woning of parkeerplaats;
• bij de verkoop tussen particulieren, zoals een auto, fiets of meubelstuk.

In België hoor je ook de woorden ontvangstbewijs of kwijting. Ze betekenen in de praktijk hetzelfde: een schriftelijk bewijs dat het geld is ontvangen.

Wat zet je op een kwitantie?

Een goede kwitantie bevat:

• Je naam of bedrijfsnaam en contactgegevens.
• De naam van degene die betaalt.
• Waar de betaling voor is. Wees concreet: “Aanbetaling op offerte 0012” of “Huur maart, kamer 2”.
• Het bedrag, en bij een gedeeltelijke betaling wat er nog openstaat.
• De datum van ontvangst.
• De betaalwijze: contant, overboeking of pin.
• Een kwitantienummer, zodat je hem later terugvindt.
• Eventueel een handtekening van de ontvanger.

Stap voor stap

1. Open de kwitantie-maker.
2. Vul je eigen gegevens in. Die worden onthouden voor de volgende keer.
3. Vul bij “Ontvangen van” de naam van de betaler in.
4. Zet op de regels waarvoor er is betaald, met het bedrag.
5. Gebruik de voorwaarden voor extra informatie: betaalwijze, periode, openstaand bedrag.
6. Download de PDF of stuur hem via WhatsApp.

Heb je eerder een offerte gemaakt in Presupuestado? Klik dan op “Betaald gekregen? Maak er een kwitantie van”. De regels en bedragen blijven staan en de datum wordt die van vandaag.

Kwitantie of factuur?

Dit is de belangrijkste vraag voor ondernemers. Een kwitantie bevestigt alleen dat er is betaald. Een factuur is een betalingsverzoek dat aan wettelijke eisen moet voldoen, zoals je btw-nummer, KvK- of ondernemingsnummer en een doorlopend factuurnummer. Werk je voor bedrijven, dan moet je meestal een factuur uitreiken. Voor particulieren is dat niet in alle gevallen verplicht, en volstaat een kwitantie vaak als betaalbewijs.

Een kwitantie is dus geen vervanging voor een factuur. De PDF's van Presupuestado zijn ook geen officiële factuur. Twijfel je wat je moet geven, vraag het dan aan je boekhouder. Het verschil wordt verder uitgelegd in de gids verschil tussen offerte en factuur.

Btw op een kwitantie

Reken je btw, vermeld dan het bedrag zonder btw, het tarief en het btw-bedrag apart. Val je onder een vrijstelling voor kleine ondernemers, dan laat je de btw weg. Bij verkoop of verhuur als particulier komt er meestal geen btw op de kwitantie. Weet je niet zeker wat voor jou geldt, check het dan bij je boekhouder of de Belastingdienst.

Handtekening: nodig of niet?

Een handtekening is niet altijd verplicht, maar maakt het bewijs sterker, vooral bij contante betalingen. Print de PDF en zet je handtekening eronder, of laat bij een verkoop tussen particulieren beide partijen tekenen. Bij digitale kwitanties is een duidelijke naam, datum en nummer vaak voldoende.

Nummering en bewaren

Gebruik een doorlopende nummering: 0001, 0002, 0003. Zo zie je meteen of er een ontbreekt en vind je hem snel terug. Bewaar je kwitanties zo lang als nodig is voor je administratie. Ondernemers hebben een wettelijke bewaarplicht voor hun administratie; vraag je boekhouder hoe lang die voor jou geldt.

Veelgemaakte fouten

• Vaag omschrijven waarvoor is betaald. “Betaling” zegt niets. Noem de klus, de maand of de offerte.
• Geen openstaand bedrag vermelden bij een deelbetaling. Dan denkt de betaler misschien dat alles betaald is.
• De datum vergeten. Zonder datum is een kwitantie veel minder waard als bewijs.
• Een kwitantie geven waar een factuur nodig is. Zakelijke klanten hebben een factuur nodig voor hun administratie.

Vraag je vooraf een aanbetaling? Lees dan ook hoeveel aanbetaling je vraagt en hoe je dat op je offerte zet.

Maak hem gratis →

Veelgestelde vragen