Het verschil tussen een offerte en een factuur

Wat een offerte, een factuur en een kwitantie zijn, en wanneer je welke gebruikt.

Een offerte en een factuur lijken op elkaar: allebei hebben ze regels, bedragen, btw en een totaal. Toch zijn het heel verschillende documenten, met een ander doel en een ander moment. Wie ze door elkaar haalt, loopt risico, zowel bij de klant als bij de Belastingdienst. Hier lees je het verschil en wanneer je welk document gebruikt.

Wat is een offerte?

Een offerte is een aanbod. Je vertelt de klant wat je wilt doen of leveren, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden. De klant kan het aanbod aannemen, ertegen onderhandelen of het afwijzen. Een offerte komt dus voor het werk.

Een paar kenmerken:

• Er is nog niets geleverd en nog niets verschuldigd.
• Hij heeft een geldigheid, bijvoorbeeld 30 dagen.
• Als de klant hem aanvaardt, kan er een overeenkomst ontstaan. In Nederland en België geldt een aanvaard aanbod in principe als een afspraak waaraan je allebei gebonden bent.
• Er zijn geen strenge wettelijke eisen voor de vorm, al is het verstandig om hem volledig en duidelijk te maken.

Een prijsopgave wordt vaak als synoniem gebruikt. Soms bedoelt men er een snelle, minder gedetailleerde prijsindicatie mee. Het belangrijkste is dat je duidelijk maakt of je prijs vast is of een schatting.

Wat is een factuur?

Een factuur is een betalingsverzoek na (of tijdens) het leveren van het werk of de producten. Je vraagt de klant om te betalen wat je hebt geleverd. Voor ondernemers is de factuur ook een belangrijk document voor de belasting: de btw die je in rekening brengt, moet je afdragen, en je zakelijke klant gebruikt jouw factuur om btw terug te vragen.

Daarom stelt de wet eisen aan een factuur. In Nederland zijn dat onder meer:

• een uniek, doorlopend factuurnummer en de factuurdatum;
• je naam, adres, btw-identificatienummer en KvK-nummer;
• naam en adres van de klant;
• een omschrijving van wat je hebt geleverd en wanneer;
• het bedrag zonder btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.

In België gelden vergelijkbare eisen, met je ondernemingsnummer en btw-nummer. Daarnaast is in België gestructureerde elektronische facturatie tussen btw-plichtige bedrijven sinds 2026 verplicht. De precieze regels kunnen veranderen en hangen af van je situatie, dus check bij je boekhouder of de Belastingdienst (FOD Financiën in België) wat voor jou geldt.

De verschillen op een rij

• Moment: de offerte komt voor de opdracht, de factuur na de levering.
• Doel: de offerte is een aanbod, de factuur een betalingsverzoek.
• Verplichting: na een offerte is er nog niets verschuldigd; een factuur moet worden betaald binnen de afgesproken termijn.
• Wettelijke eisen: voor een offerte weinig, voor een factuur veel.
• Belasting: een offerte heeft geen gevolgen voor je btw-aangifte, een factuur wel.

En een kwitantie?

Een kwitantie is een derde document: een bewijs dat er al is betaald. Je geeft hem bijvoorbeeld bij een contante betaling of een aanbetaling. Een kwitantie vervangt geen factuur. Moet je als ondernemer een factuur uitreiken, dan blijft dat zo, ook als er al contant is betaald. Meer daarover lees je in de gids kwitantie maken.

Van offerte naar factuur

De meest gebruikelijke volgorde is:

1. Je stuurt een offerte met de regels, de prijs en de voorwaarden.
2. De klant gaat akkoord, het liefst schriftelijk.
3. Eventueel betaalt de klant een aanbetaling, waarvoor je een kwitantie geeft.
4. Je voert het werk uit. Meerwerk spreek je apart af.
5. Je stuurt een factuur voor het totaal, met de aanbetaling in mindering gebracht.

Het helpt als de factuur dezelfde regels gebruikt als de offerte. Dan herkent de klant wat hij heeft goedgekeurd en is er minder discussie. Meerwerk zet je op aparte regels, met een verwijzing naar het akkoord.

Kan ik een offerte als factuur gebruiken?

Nee. Een offerte mist de verplichte gegevens van een factuur en heeft een ander doel. Verander dus niet simpelweg de titel van “Offerte” in “Factuur”. Gebruik voor facturen een boekhoudprogramma of een systeem dat aan de wettelijke eisen voldoet en je nummering bijhoudt.

Presupuestado is bedoeld voor offertes en kwitanties. De PDF's die je ermee maakt, zijn geen officiële factuur. Voor een goede offerte begin je bij de gids offerte maken.

Veelgemaakte fouten

• Geen geldigheid op de offerte. Dan kan de klant na maanden nog terugkomen op een oude prijs.
• Meerwerk niet vastleggen. Dan staat er op de factuur meer dan op de offerte, zonder dat de klant weet waarom.
• Een kwitantie geven in plaats van een factuur aan een zakelijke klant die de btw wil terugvragen.
• Btw vergeten op de offerte. Zeg altijd of je bedragen inclusief of exclusief btw zijn.

Maak hem gratis →

Veelgestelde vragen