Offerte maken: zo doe je het stap voor stap

De stappen voor een complete offerte, van de opname tot het versturen van de PDF.

Een offerte vertelt een klant wat je gaat doen, wat het kost en onder welke voorwaarden. Een goede offerte doet meer dan een bedrag noemen. Hij helpt de klant om je eerlijk te vergelijken met andere aanbieders, voorkomt discussie aan het einde van de klus en geeft je houvast als de opdracht halverwege verandert. Zo maak je er een, stap voor stap.

1. Begrijp de klus voordat je rekent

De meeste slechte offertes beginnen met een vage aanvraag. Voordat je iets uitrekent:

• Bekijk de klus ter plekke als dat kan. Foto's helpen, maar ze verbergen vochtplekken, scheve vloeren, houtrot en een lastige bereikbaarheid.
• Vraag wat de klant verwacht. Het afwerkingsniveau, de gewenste planning, wie het materiaal koopt en of er een budget is.
• Noteer maten en details meteen. Vierkante meters, strekkende meters, aantallen, alles wat opvalt. Wat je niet opschrijft, ben je vergeten als je gaat rekenen.

Kun je iets vooraf niet controleren, zet het dan als uitgangspunt in de offerte, bijvoorbeeld: “Prijs gaat uit van een droge, vlakke ondergrond.”

2. Zet de basisgegevens erop

Elke offerte heeft minimaal nodig:

• Je naam of bedrijfsnaam en contactgegevens, je KvK-nummer (Nederland) of ondernemingsnummer (België) en je btw-nummer als je btw rekent.
• De naam van de klant en het adres van de klus.
• Een datum en een offertenummer, zodat je hem snel terugvindt als de klant belt.
• Hoe lang de offerte geldig is.

3. Splits het werk op in regels

Een totaalbedrag zonder uitleg roept vragen op. Een offerte met losse regels laat zien waar het geld heen gaat. Zet elk onderdeel op een eigen regel met een omschrijving, een aantal en een prijs per eenheid. Een schilder zet bijvoorbeeld muren in m², kozijnen per stuk en de voorbereiding apart. Kijk voor voorbeelden per vak naar het sjabloon voor schilderwerk of voor een badkamerrenovatie.

Losse regels hebben nog een voordeel: de klant kan zelf schrappen als het budget krap is, in plaats van naar een goedkopere concurrent te gaan.

4. Scheid arbeid en materiaal

Klanten willen weten wat jouw werk kost en wat de spullen kosten. Zet materiaal op een eigen regel, of noem merk en type bij grote onderdelen zoals een ketel of sanitair. Weet de klant nog niet wat hij wil, werk dan met een stelpost: een geschat bedrag dat je achteraf verrekent met de werkelijke kosten.

5. Reken de btw goed

Reken je btw, zet dan het bedrag zonder btw, het tarief en het btw-bedrag apart. In Nederland is het algemene tarief 21% en het verlaagde 9%; in België 21%, met verlaagde tarieven van 12% en 6%. Welk tarief voor jouw werk geldt, hangt af van het soort werk en soms van de leeftijd van de woning. Twijfel je, vraag het dan aan je boekhouder of de Belastingdienst (in België FOD Financiën). Val je onder een vrijstelling voor kleine ondernemers, dan reken je geen btw.

6. Schrijf je voorwaarden op

Onder de regels zet je de afspraken die later het verschil maken:

• Wat inbegrepen is en wat niet. Bijvoorbeeld: “Afvoer van puin inbegrepen, stucwerk na het hakken niet.”
• Planning. Wanneer je kunt beginnen en hoe lang het duurt.
• Meerwerk. Dat extra werk alleen na akkoord wordt uitgevoerd, en tegen welk tarief.
• Betaling. Een eventuele aanbetaling, termijnen en de betaaltermijn van het restbedrag.
• Garantie. Op arbeid en, als het van toepassing is, op materiaal.

7. Vraag een aanbetaling als dat logisch is

Koop je materiaal in, maak je iets op maat of leg je een datum vast, dan is een aanbetaling gebruikelijk. Het beschermt jou en laat zien dat de klant serieus is. Hoeveel je vraagt, lees je in de gids hoeveel aanbetaling vraag je.

8. Maak hem netjes op en stuur hem snel

Een offerte die er verzorgd uitziet, wekt vertrouwen. Gebruik je logo en je kleur, houd het overzichtelijk en stuur hem als PDF, niet als foto van een handgeschreven briefje. Stuur hem ook snel: wie binnen een dag een duidelijke offerte stuurt, maakt meer kans dan wie na een week reageert. Met Presupuestado typ je direct op het blad en download je de PDF, of je stuurt hem via WhatsApp.

9. Volg op en leg het akkoord vast

Hoor je na een paar dagen niets, bel of stuur dan een kort bericht. Vraag of de offerte duidelijk is en of er vragen zijn. Gaat de klant akkoord, laat dat dan schriftelijk bevestigen, bijvoorbeeld met een handtekening op de offerte of een e-mail. Een aanvaarde offerte kan gelden als een overeenkomst, dus het is goed om helder te hebben waarmee de klant akkoord ging.

En als de klus klaar is en de klant betaalt, maak je van de offerte met één klik een kwitantie.

Maak hem gratis →

Veelgestelde vragen