Quittung schreiben: Inhalt, Muster und Tipps

Was auf eine Quittung gehört, wann du sie ausstellst und worin sie sich von einer Rechnung unterscheidet.

Eine Quittung ist die schriftliche Bestätigung, dass Geld eingegangen ist. Sie klingt nach einem kleinen Zettel, ist aber oft der einzige Beweis für eine Zahlung, vor allem wenn bar bezahlt wurde. Wer eine Zahlung erhält, muss auf Verlangen eine Quittung ausstellen. Hier steht, was hineingehört und wie du typische Fehler vermeidest.

Wann du eine Quittung brauchst

• Bei Barzahlungen, weil es keinen Kontoauszug gibt.
• Bei Anzahlungen, damit klar ist, dass der Betrag auf den Endpreis angerechnet wird.
• Bei Ratenzahlungen, um den Stand der Restschuld festzuhalten.
• Bei Mietzahlungen in bar oder unter Privatleuten.
• Beim Verkauf von Gegenständen zwischen Privatpersonen.

Was auf eine Quittung gehört

Eine vollständige Quittung enthält:

• Name und Anschrift des Empfängers, also von dir oder deiner Firma.
• Name des Zahlenden.
• Den Betrag in Ziffern, bei Barzahlungen am besten zusätzlich in Worten.
• Den Zweck der Zahlung, etwa „Anzahlung für Angebot Nr. 0012“ oder „Miete Mai“.
• Datum und Ort des Geldeingangs.
• Eine Quittungsnummer, damit du deine Belege fortlaufend ordnen kannst.
• Die Zahlungsart: bar, Karte oder Überweisung.
• Die Unterschrift des Empfängers, wenn möglich.

Bist du umsatzsteuerpflichtig, kommen bei Quittungen, die zugleich als Rechnung dienen sollen, weitere Angaben wie Steuersatz und Steuerbetrag hinzu. Welche Angaben in deinem Fall nötig sind, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Teilzahlungen und Restbeträge

Wenn nur ein Teil des Gesamtbetrags gezahlt wird, schreib den Gesamtpreis, den erhaltenen Betrag und den offenen Rest auf die Quittung. So haben beide Seiten denselben Stand. Bei Raten nummerierst du sie fortlaufend, etwa „Rate 3 von 6“. Bei der letzten Zahlung vermerkst du, dass der Betrag vollständig beglichen ist.

Quittung und Rechnung sind nicht dasselbe

Die Rechnung fordert eine Zahlung an, die Quittung bestätigt den Eingang. Für die Buchhaltung und die Umsatzsteuer ist in der Regel die Rechnung mit ihren Pflichtangaben entscheidend. Eine Quittung aus Presupuestado ist ein Zahlungsnachweis, aber keine steuerlich ordnungsgemäße Rechnung. Den Unterschied der Dokumente erklärt der Ratgeber Angebot, Kostenvoranschlag und Rechnung.

Ein Beispiel für eine Anzahlungsquittung

Ein Schreiner bietet einen Einbauschrank für 3.000 € an und verlangt bei Auftrag eine Anzahlung von 900 €, weil er die Platten speziell bestellen muss. Die Quittung lautet sinngemäß: „Erhalten von Anna Müller: 900,00 € (neunhundert Euro) als Anzahlung für Angebot Nr. 0034, Einbauschrank Schlafzimmer. Gesamtpreis 3.000,00 €, Restbetrag 2.100,00 €, fällig nach der Montage. Zahlung per Überweisung am 12.03.“ Dazu kommen Quittungsnummer, Name und Anschrift des Schreiners und seine Unterschrift. Mit diesen Angaben weiß die Kundin genau, was bezahlt ist, und der Schreiner kann die Zahlung eindeutig dem Auftrag zuordnen. Die Beträge im Beispiel sind frei gewählt.

Typische Fehler

• Kein Zweck angegeben. „Erhalten: 500 €“ hilft niemandem, wenn es mehrere offene Posten gibt.
• Keine Nummer. Ohne Nummer verlierst du bei vielen Belegen den Überblick.
• Den Restbetrag vergessen. Bei Anzahlungen und Raten führt das später zu Streit.
• Keine Kopie behalten. Bewahre jede Quittung auf, die du ausstellst.

Digital statt Quittungsblock

Der klassische Quittungsblock mit Durchschlag funktioniert, aber ein PDF ist schneller, lesbarer und landet direkt beim Kunden. Im Quittungsgenerator trägst du Zahler, Betrag und Zweck ein und lädst die Quittung als PDF herunter. Wenn du vorher ein Angebot erstellt hast, wandelst du es nach der Zahlung mit einem Klick in eine Quittung um, mit dem heutigen Datum. Für Anzahlungen findest du die passende Struktur auch im Ratgeber Wie viel Anzahlung verlangen?

Muss die Quittung unterschrieben sein?

Eine Unterschrift erhöht die Beweiskraft, weil sie zeigt, dass der Empfänger den Geldeingang bestätigt. Du kannst das PDF ausdrucken und unterschreiben, digital signieren oder per E-Mail von deiner Adresse versenden, damit der Absender klar ist. Bei hohen Barbeträgen ist eine eigenhändige Unterschrift empfehlenswert.

Wie lange aufbewahren?

Für Selbstständige und Unternehmen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege, die mehrere Jahre betragen. Privatpersonen sollten Quittungen mindestens so lange aufheben, wie Ansprüche aus dem Geschäft bestehen können, etwa bis zum Ende einer Gewährleistung. Frag im Zweifel deine Steuerberatung, welche Fristen für dich gelten.

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Häufige Fragen