Angebot, Kostenvoranschlag und Rechnung: der Unterschied

Wann du ein Angebot, einen Kostenvoranschlag oder eine Rechnung brauchst und was rechtlich dahintersteht.

Angebot, Kostenvoranschlag und Rechnung werden im Alltag oft durcheinandergeworfen. Dabei haben sie unterschiedliche Aufgaben und unterschiedliche rechtliche Folgen. Wer den Unterschied kennt, wählt das richtige Dokument, vermeidet Streit und weiß, was er dem Kunden schuldet. Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick für Deutschland mit Hinweisen zu Österreich und der Schweiz, ersetzt aber keine Rechts- oder Steuerberatung.

Das Angebot: ein verbindliches Preisversprechen

Mit einem Angebot erklärst du, eine bestimmte Leistung zu einem bestimmten Preis zu erbringen. In Deutschland ist ein Angebot grundsätzlich bindend: Nimmt der Kunde es innerhalb der Gültigkeitsfrist an, kommt ein Vertrag zu diesen Bedingungen zustande. Willst du dich nicht binden, musst du das ausdrücklich kennzeichnen, etwa mit „freibleibend“ oder „unverbindlich“.

Ein Angebot eignet sich, wenn der Umfang klar ist: ein Zimmer streichen, eine Website mit festgelegten Seiten, ein Catering für eine bekannte Gästezahl. Es enthält Positionen, Preise, Mehrwertsteuer, Gültigkeit und Bedingungen. Wie du es aufbaust, steht im Ratgeber Angebot schreiben.

Der Kostenvoranschlag: eine fachliche Schätzung

Ein Kostenvoranschlag ist eine Berechnung der voraussichtlichen Kosten, wenn sich der genaue Aufwand noch nicht sicher sagen lässt, typisch bei Reparaturen in der Kfz-Werkstatt oder bei der PC-Reparatur. In Deutschland gilt:

• Er ist in der Regel unverbindlich, sofern nicht ausdrücklich eine Garantie für den Preis übernommen wird.
• Wesentliche Überschreitungen musst du ankündigen. Zeichnet sich ab, dass die Kosten deutlich höher werden, musst du den Kunden unverzüglich informieren. Er kann den Vertrag dann kündigen und zahlt die bis dahin erbrachte Leistung.
• Er ist im Zweifel kostenlos. Wenn du für den Kostenvoranschlag Geld verlangen willst, musst du das vorher vereinbaren.

In Österreich gelten eigene Regeln: Gegenüber Verbrauchern gilt ein Kostenvoranschlag grundsätzlich als verbindlich, wenn nicht ausdrücklich das Gegenteil erklärt wird, und eine Vergütung dafür muss vorher angekündigt werden. In der Schweiz sind die Folgen einer Überschreitung ebenfalls gesetzlich geregelt. Prüfe die Regeln für dein Land, bevor du das Wort wählst.

Die Rechnung: die Zahlungsaufforderung

Die Rechnung kommt nach der Leistung. Sie fordert den Kunden auf, den vereinbarten Betrag zu zahlen, und ist für die Buchhaltung und die Umsatzsteuer das entscheidende Dokument. In Deutschland muss eine Rechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten, unter anderem Namen und Anschriften beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, den Leistungszeitpunkt, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder einen Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Zwischen Unternehmen gelten außerdem Vorgaben zur elektronischen Rechnung. Österreich und die Schweiz haben eigene Anforderungen.

Wichtig: Ein PDF-Angebot oder eine Quittung aus Presupuestado ist keine steuerlich ordnungsgemäße Rechnung. Für Rechnungen nutzt du deine Buchhaltungssoftware oder klärst die Anforderungen mit deiner Steuerberatung.

Und die Quittung?

Die Quittung bestätigt, dass Geld eingegangen ist. Wer eine Zahlung erhält, muss auf Verlangen eine Quittung ausstellen. Sie ist besonders bei Barzahlungen und Anzahlungen wichtig. Mehr dazu im Ratgeber Quittung schreiben und direkt im Quittungsgenerator.

Welches Dokument wann?

• Umfang klar, Festpreis gewünscht: Angebot.
• Umfang unsicher, Reparatur oder Schaden: Kostenvoranschlag, mit Regel für Mehrkosten.
• Leistung erbracht, Zahlung fällig: Rechnung.
• Zahlung erhalten: Quittung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Eine Malerin besichtigt eine Wohnung und schickt ein Angebot über drei Zimmer mit Festpreis pro Quadratmeter. Der Kunde nimmt es an, sie verlangt eine kleine Anzahlung für das Material und stellt dafür eine Quittung aus. Nach der Arbeit schreibt sie die Rechnung mit allen Pflichtangaben, zieht die Anzahlung ab und quittiert die Restzahlung, als der Kunde bar bezahlt. Eine Kfz-Werkstatt dagegen weiß vor dem Zerlegen nicht, wie groß der Schaden ist. Sie erstellt einen Kostenvoranschlag, vereinbart, dass zusätzliche Mängel vorher abgestimmt werden, und ruft den Kunden an, als sich weitere Kosten abzeichnen. So passt jedes Dokument zu seiner Phase, und niemand wird überrascht.

Typische Fehler

• Ein Angebot als „Kostenvoranschlag“ betiteln, aber einen Festpreis meinen. Das sorgt für Missverständnisse über die Verbindlichkeit.
• Mehrkosten erst auf der Rechnung zeigen. Kündige Überschreitungen an, bevor du weiterarbeitest.
• Keine Gültigkeit angeben. Ohne Frist bleibt unklar, wie lange dein Preis gilt.
• Die Quittung für eine Rechnung halten. Für steuerliche Zwecke reicht sie in der Regel nicht.

Mit dem Angebotsgenerator erstellst du Angebote und Kostenvoranschläge in einer Minute und wandelst sie nach der Zahlung in eine Quittung um.

Kostenlos erstellen →

Häufige Fragen