Come fare un preventivo, passo dopo passo
I passaggi per preparare un preventivo completo, dal sopralluogo all'invio del PDF.
Un preventivo dice al cliente quale lavoro farai, quanto costerà e a quali condizioni. Un buon preventivo fa molto più che mettere un numero su un foglio: aiuta il cliente a confrontarti in modo onesto con altri, evita discussioni a fine lavoro e ti dà un riferimento preciso se a metà strada le richieste cambiano. Ecco come prepararlo passo dopo passo.
1. Capisci il lavoro prima di dare un prezzo
La maggior parte dei preventivi sbagliati nasce da una richiesta vaga. Prima di fare qualsiasi calcolo:
- Fai un sopralluogo quando puoi. Le foto aiutano, ma nascondono umidità, pavimenti fuori livello, impianti vecchi e accessi difficili.
- Chiedi cosa si aspetta il cliente. Livello di finitura, tempi, chi compra i materiali, se ha un budget in mente.
- Annota misure e dettagli sul posto. Metri quadri, metri lineari, numero di pezzi, tutto ciò che è insolito. Quello che non scrivi lo dimenticherai quando ti siedi a fare i conti.
Se qualcosa non si può verificare prima, scrivilo nel preventivo come ipotesi, per esempio: “Prezzo calcolato su un sottofondo in buone condizioni”.
2. Inserisci i dati essenziali
Ogni preventivo dovrebbe contenere almeno:
- Il tuo nome o la ragione sociale, i contatti e, se ce l'hai, la partita IVA.
- Il nome del cliente e l'indirizzo del lavoro.
- La data e un numero di preventivo, per ritrovarlo subito quando il cliente ti richiama.
- La validità dell'offerta: 15 o 30 giorni sono i periodi più comuni.
3. Elenca le voci una per una
Il cuore del preventivo è l'elenco delle voci. Un totale unico (“lavori di ristrutturazione: 8.000 euro”) costringe il cliente a fidarsi alla cieca e rende impossibile capire dove si può risparmiare. Meglio una riga per ogni lavorazione, con quantità, prezzo unitario e importo. Separa manodopera e materiali quando ha senso, e indica marca o fascia di prezzo per i materiali che cambiano molto il costo.
Se non sai da dove partire, i modelli per mestiere hanno già le voci tipiche: guarda per esempio il preventivo per imbianchino o quello per la ristrutturazione del bagno.
4. Sconto, IVA e totale
Se fai uno sconto, mostralo come riga separata: il cliente vede il valore pieno del lavoro e capisce di aver ottenuto qualcosa. Poi aggiungi l'IVA con l'aliquota che applichi. In Italia l'aliquota ordinaria è il 22%, ma alcuni lavori possono avere aliquote diverse, e chi è nel regime forfettario di norma non applica l'IVA. In Svizzera l'aliquota normale è l'8,1%. Nel dubbio, chiedi al tuo commercialista: è meglio un preventivo corretto che uno da rifare.
Scrivi sempre se i prezzi sono IVA inclusa o esclusa. È uno dei malintesi più frequenti, soprattutto con i privati.
5. Condizioni: tempi, pagamento ed esclusioni
Le condizioni sono la parte che il cliente legge meno e quella che ti protegge di più. Includi:
- Tempi: quando puoi iniziare e quanto durerà il lavoro, almeno in modo indicativo.
- Pagamento: acconto alla conferma, eventuali pagamenti intermedi e saldo. Per scegliere la percentuale, leggi la guida su quanto acconto chiedere.
- Esclusioni: cosa non è compreso (opere murarie, smaltimento, permessi, pittura finale).
- Varianti: che le modifiche richieste durante il lavoro vengono quotate a parte e approvate prima di essere eseguite.
6. Rendilo leggibile e professionale
Un preventivo scritto a mano su un foglio a quadretti comunica poca cura, anche se il prezzo è giusto. Usa un formato pulito, con il tuo logo se ce l'hai, voci allineate e totali chiari. Rileggi nomi, misure e importi: un errore di battitura su una cifra può costarti caro. Con il generatore di preventivi scrivi direttamente sul foglio e scarichi il PDF in un minuto.
7. Invialo e fai un follow-up
Manda il preventivo in PDF via email o WhatsApp, con due righe di accompagnamento: ringrazia per la richiesta, riassumi il lavoro e ricorda la validità. Se dopo qualche giorno non hai risposta, una breve chiamata o un messaggio gentile fa spesso la differenza. Molti clienti non hanno detto di no: semplicemente non hanno ancora deciso.
8. Quando il cliente accetta
Fatti confermare per iscritto, anche con un semplice messaggio, e incassa l'acconto se previsto. Quando ricevi un pagamento, rilascia una ricevuta: puoi trasformare il preventivo in ricevuta senza riscrivere nulla. Ricorda che il preventivo non è una fattura: se devi fatturare, fallo nei modi previsti, con l'aiuto del tuo commercialista se serve.
Un buon preventivo richiede qualche minuto in più, ma ti fa vincere più lavori e ti evita la maggior parte delle discussioni. Vale la pena farlo bene ogni volta.
Domande frequenti
Il preventivo è vincolante?
Un preventivo accettato dal cliente è un accordo sulle condizioni indicate, ma le conseguenze dipendono da come è scritto e dal tipo di lavoro. Se ti serve certezza su un caso specifico, chiedi a un professionista.
Quanto deve durare la validità di un preventivo?
Di solito 15 o 30 giorni. Se i prezzi dei tuoi materiali cambiano spesso, scegli un periodo più breve.
Il preventivo si può far pagare?
Per i lavori standard di solito è gratuito. Alcuni professionisti fanno pagare sopralluoghi lunghi, progetti o diagnosi, e scalano l'importo se il cliente conferma il lavoro.