Preventivo e fattura: che differenza c'è
A cosa serve il preventivo, a cosa la fattura e dove si inserisce la ricevuta.
Preventivo, fattura e ricevuta vengono spesso confusi, soprattutto da chi lavora in proprio da poco. Sono tre documenti diversi, che arrivano in momenti diversi del rapporto con il cliente e hanno funzioni diverse. Capire la differenza ti evita errori con i clienti e problemi con il fisco.
Il preventivo: prima del lavoro
Il preventivo è una proposta. Arriva prima che il lavoro inizi e serve al cliente per decidere: descrive cosa farai, a quale prezzo e a quali condizioni. Contiene le voci del lavoro, le quantità, i prezzi, l'eventuale IVA, i tempi, le modalità di pagamento e la validità dell'offerta.
Il preventivo non è un documento fiscale: non registra un incasso e non sostituisce la fattura. Quando il cliente lo accetta, diventa la base dell'accordo tra voi, ed è per questo che conviene scriverlo con cura. Per vedere come strutturarlo, leggi la guida su come fare un preventivo.
Preventivo, offerta e stima
Nel linguaggio comune si usano anche “offerta” o “stima”. La parola conta meno del contenuto: un documento con voci, prezzi e condizioni chiare, accettato dal cliente, impegna più di una cifra detta a voce. Una “stima indicativa”, invece, dovrebbe essere presentata come tale, specificando che il prezzo finale dipende da elementi da verificare.
La fattura: il documento fiscale
La fattura è il documento fiscale che chi ha partita IVA emette per una vendita o una prestazione. Ha contenuti obbligatori stabiliti dalla legge e, in Italia, nella maggior parte dei casi va emessa in formato elettronico e trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio. Ci sono regole precise anche su quando va emessa.
Non è compito di questa guida spiegare tutti i casi: regime ordinario, regime forfettario, operazioni con l'estero e altre situazioni hanno regole diverse. Il punto importante è uno solo: un preventivo in PDF, anche ben fatto, non è una fattura. Se la tua attività deve fatturare, fallo con gli strumenti previsti e, nel dubbio, con l'aiuto del tuo commercialista.
In Svizzera le regole sono diverse e dipendono anche dall'iscrizione all'IVA: anche lì, verifica con un fiduciario o un consulente.
La ricevuta: la prova del pagamento
La ricevuta conferma che un pagamento è stato ricevuto: chi ha pagato, quanto, quando e per cosa. È utile in tantissime situazioni: l'affitto, un acconto, un pagamento in contanti, una vendita tra privati, una prestazione occasionale di chi non ha partita IVA.
Anche la ricevuta semplice non sostituisce i documenti fiscali che un'attività deve eventualmente emettere. Ma come prova di pagamento è preziosa, soprattutto quando si paga in contanti. Puoi farne una in un minuto con il generatore di ricevute.
Il percorso tipico di un lavoro
- Preventivo: il cliente chiede un prezzo, tu mandi il preventivo con voci e condizioni.
- Accettazione e acconto: il cliente accetta e, se previsto, versa un acconto. Gli rilasci una ricevuta e, se sei tenuto, documenti l'incasso nei modi previsti.
- Lavoro: esegui il lavoro; eventuali varianti diventano un'integrazione del preventivo.
- Saldo e documenti finali: il cliente paga il saldo e riceve i documenti dovuti.
Avere tutti i passaggi per iscritto, con numeri coerenti tra loro, rende la tua attività più ordinata e ti protegge in caso di contestazioni.
Cosa rende un preventivo davvero utile
- Voci dettagliate, non un totale unico.
- Prezzi chiari, con l'indicazione “IVA inclusa” o “IVA esclusa”.
- Condizioni scritte: tempi, acconto, saldo, esclusioni, validità.
- Un numero e una data, per collegarlo alle ricevute e agli altri documenti.
Se lavori in un settore dove i preventivi sono complessi, parti da un modello già pronto: per esempio il preventivo per sito web o il preventivo per elettricista. Poi crea il tuo con il generatore di preventivi: quando il cliente paga, lo trasformi in ricevuta con un clic.
In sintesi
Il preventivo propone, la fattura documenta fiscalmente, la ricevuta prova un pagamento. Usarli nel momento giusto, e sapere che il primo non sostituisce il secondo, è la base per lavorare in modo professionale e tranquillo.
Domande frequenti
Il preventivo può sostituire la fattura?
No. Il preventivo è una proposta commerciale; la fattura è un documento fiscale con regole proprie. Chi deve fatturare deve farlo nei modi previsti dalla legge.
Chi è nel regime forfettario deve fare preventivi con l'IVA?
Di norma chi è nel regime forfettario non applica l'IVA, ma ogni situazione va verificata. Chiedi al tuo commercialista come indicarlo correttamente nei tuoi documenti.
Una ricevuta vale come fattura?
No. La ricevuta prova che un pagamento è avvenuto, ma non sostituisce la fattura quando questa è obbligatoria.