Come fare una ricevuta di pagamento

Cosa scrivere in una ricevuta, caso per caso, e gli errori da evitare.

La ricevuta è uno dei documenti più semplici, ma anche uno dei più utili. Conferma che un pagamento è avvenuto e protegge sia chi paga sia chi incassa. Serve per l'affitto, per un acconto su un lavoro, per una vendita tra privati, per un pagamento in contanti o per una prestazione occasionale. Ecco come farla bene.

A cosa serve una ricevuta

• A chi paga: è la prova di aver pagato, utile in caso di contestazioni o per tenere i conti in ordine.
• A chi incassa: è un registro ordinato dei pagamenti ricevuti, con numero e data.
• A entrambi: chiarisce per cosa è stato fatto il pagamento e se resta qualcosa da saldare.

Quando si paga in contanti è ancora più importante, perché non resta nessuna traccia bancaria.

I dati da inserire

Una ricevuta completa contiene:

1. I dati di chi riceve il pagamento: nome o ragione sociale, contatti e, se ci sono, codice fiscale o partita IVA.
2. I dati di chi paga.
3. Un numero progressivo e la data. Numerare le ricevute ti permette di ritrovarle e di non saltarne nessuna.
4. Il motivo del pagamento: “Canone di locazione di marzo”, “Acconto sul preventivo n. 0012”, “Vendita bicicletta usata”.
5. L'importo, in cifre e preferibilmente anche in lettere.
6. La modalità di pagamento: contanti, bonifico, carta, assegno.
7. La firma di chi riceve il denaro, se la ricevuta è stampata.

Ricevute di acconto e pagamenti parziali

Quando il pagamento è solo una parte del totale, la ricevuta deve dirlo chiaramente. Indica il totale concordato, l'importo ricevuto e il saldo residuo, con la scadenza. Collegala al preventivo citandone numero e data: così il cliente sa esattamente a che punto siete. Per capire quanto chiedere all'inizio, leggi la guida su quanto acconto chiedere.

Per i pagamenti a rate vale lo stesso principio: ogni ricevuta indica il numero della rata (per esempio “rata 2 di 5”), quanto è stato pagato finora e quanto manca.

Ricevute in contanti

Per i pagamenti in contanti la ricevuta è l'unica prova. Scrivi l'importo anche in lettere, fai firmare chi riceve il denaro e conservane una copia. Ricorda che in Italia esistono limiti all'uso del contante, che cambiano nel tempo: per somme importanti verifica le regole in vigore prima di accettare il pagamento.

Ricevuta e fattura non sono la stessa cosa

È l'errore più comune. La ricevuta prova un pagamento; la fattura è un documento fiscale che chi ha partita IVA deve emettere secondo regole precise, in Italia di solito in formato elettronico. Una ricevuta in PDF non sostituisce la fattura quando questa è obbligatoria. Anche per la prestazione occasionale ci sono aspetti fiscali da verificare, come ritenuta d'acconto e marca da bollo nei casi previsti. Se hai dubbi sulla tua situazione, chiedi al tuo commercialista. La guida sulla differenza tra preventivo e fattura spiega come si collegano i vari documenti.

Errori da evitare

• Motivo generico. “Pagamento” non basta: scrivi per cosa.
• Nessun numero. Senza numerazione diventa difficile ritrovare le ricevute e controllare i conti.
• Residuo non indicato. In un pagamento parziale il cliente potrebbe pensare di aver saldato tutto.
• Nessuna copia. Conserva sempre una copia, meglio se anche in digitale.
• Dati sbagliati. Un nome o un importo errato rende la ricevuta discutibile proprio quando serve.

Come farla in un minuto

Con il generatore di ricevute scrivi direttamente sul foglio chi ha pagato, quanto e per cosa, e scarichi il PDF da inviare via email o WhatsApp. Se hai già fatto un preventivo per quel lavoro con il generatore di preventivi, non devi riscrivere nulla: tocca “Mi ha pagato: trasformalo in ricevuta” e la ricevuta è pronta con la data di oggi.

Per lavori in cui l'acconto è frequente, come quelli del falegname o del catering, conviene preparare subito sia il preventivo sia la ricevuta di acconto, così il cliente riceve tutto in modo ordinato.

In sintesi

Una buona ricevuta è breve ma completa: chi, quanto, quando, per cosa e come. Numerala, conservane una copia e non usarla al posto della fattura quando la fattura è dovuta. Con queste poche regole avrai sempre i conti in ordine.

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Domande frequenti