Angebot schreiben: Schritt für Schritt

Alle Schritte für ein vollständiges Angebot, vom ersten Termin beim Kunden bis zum PDF.

Ein Angebot sagt dem Kunden, welche Leistung du erbringst, was sie kostet und unter welchen Bedingungen. Ein gutes Angebot ist aber mehr als eine Zahl auf Papier: Es hilft dem Kunden, dich fair mit anderen Anbietern zu vergleichen, verhindert Streit am Ende des Auftrags und gibt dir eine Grundlage, wenn sich der Umfang unterwegs ändert. So gehst du Schritt für Schritt vor.

1. Den Auftrag verstehen, bevor du rechnest

Die meisten schlechten Angebote beginnen mit einer ungenauen Anfrage. Bevor du kalkulierst:

• Schau dir die Arbeit vor Ort an, wenn es geht. Fotos helfen, aber sie zeigen keine feuchten Wände, schiefen Böden oder engen Treppenhäuser.
• Frag, was der Kunde erwartet. Qualität, Termin, wer das Material kauft und ob es ein Budget gibt.
• Notiere Maße und Details sofort. Quadratmeter, laufende Meter, Stückzahlen, Besonderheiten. Was du nicht aufschreibst, fehlt dir später beim Kalkulieren.

Was sich vorher nicht klären lässt, schreibst du als Annahme ins Angebot, zum Beispiel: „Der Preis setzt einen tragfähigen, ebenen Untergrund voraus.“

2. Die Grunddaten eintragen

Jedes Angebot sollte mindestens enthalten:

• Deinen Namen oder Firmennamen, Anschrift und Kontaktdaten.
• Name und Anschrift des Kunden sowie den Ort der Leistung.
• Datum und Angebotsnummer, damit du es wiederfindest, wenn der Kunde nach Wochen anruft.
• Eine Beschreibung der Leistung, aufgeteilt in Positionen.
• Zwischensumme, Mehrwertsteuer und Gesamtbetrag.
• Bedingungen: Gültigkeit, Zahlungsplan, Ausführungszeitraum und was nicht enthalten ist.

3. Die Leistung in Positionen aufteilen

Die Positionen entscheiden, ob dein Angebot Vertrauen schafft oder Fragen aufwirft. Jede Position braucht eine konkrete Beschreibung, eine Menge, eine Einheit (Std., m², lfm, Stück, pauschal) und einen Einzelpreis. „Badreparatur“ sagt dem Kunden nichts. „Waschtischarmatur demontieren und neue Armatur montieren“ sagt alles.

• Arbeit und Material trennen, wenn das Material ein großer Kostenanteil ist oder der Kunde es selbst stellen möchte. Bei Privatkunden in Deutschland ist das zusätzlich nützlich, weil sie Lohnkosten für Handwerkerleistungen in der Steuererklärung angeben können.
• Nach Bauabschnitten gliedern bei größeren Aufträgen: Vorbereitung, Hauptarbeit, Abschluss.
• Keine Kosten verstecken. Anfahrt, Entsorgung, Gerüst oder Gerätemiete bekommen eigene Positionen.

Du weißt nicht, wie du deine Branche aufteilen sollst? In den Vorlagen siehst du typische Positionen, zum Beispiel im Angebot für Maler oder im Angebot für Dachdecker.

4. Den Preis kalkulieren

Ein Preis setzt sich aus Arbeitszeit, Material, Nebenkosten und Gewinn zusammen. Schätze die Stunden realistisch, rechne Fahrten und Vorbereitung ein und vergiss nicht, dass auch die Zeit für Angebote, Einkauf und Buchhaltung bezahlt werden muss. Wenn du deinen Stundensatz noch nicht sicher kennst, hilft dir der Ratgeber Stundensatz berechnen.

5. Die Mehrwertsteuer richtig angeben

Gegenüber Privatkunden gibst du in der Regel Endpreise inklusive Mehrwertsteuer an, gegenüber Firmenkunden sind Nettopreise zuzüglich Mehrwertsteuer üblich. In Deutschland beträgt der Regelsatz 19 %, in Österreich 20 % und in der Schweiz 8,1 %. Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist du keine Mehrwertsteuer aus und vermerkst das im Angebot. Welche Regel für dich gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung.

6. Die Bedingungen festhalten

Die Bedingungen schützen dich, wenn etwas anders läuft als geplant. Schreib mindestens hinein:

• Gültigkeit: wie lange der Preis gilt, zum Beispiel 30 Tage.
• Zahlung: Anzahlung, Abschläge und Restzahlung. Mehr dazu im Ratgeber Wie viel Anzahlung verlangen?
• Ausführung: Beginn, Dauer und was der Kunde vorbereiten muss.
• Ausschlüsse: was nicht enthalten ist, damit es am Ende keine Missverständnisse gibt.
• Änderungen: dass Zusatzleistungen vorher abgestimmt und gesondert berechnet werden.

7. Prüfen und als PDF senden

Lies das Angebot einmal so, als wärst du der Kunde: Versteht man jede Position ohne Rückfrage? Stimmen Summen und Mehrwertsteuer? Dann schick es als PDF, nicht als Foto oder Textnachricht. Ein sauberes PDF mit deinem Namen und einer Nummer wirkt professionell und lässt sich nicht versehentlich ändern. Mit dem Angebotsgenerator schreibst du direkt auf das Blatt, Summen und Mehrwertsteuer rechnen sich automatisch, und du lädst das PDF kostenlos herunter.

8. Nachfassen

Viele Angebote gehen verloren, weil niemand nachfragt. Ruf nach einigen Tagen an oder schreib eine kurze Nachricht und frag, ob alles verständlich ist. Wenn der Kunde zusagt, lass dir den Auftrag schriftlich bestätigen. Und wenn er bezahlt, stellst du mit dem Quittungsgenerator den Beleg aus.

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Häufige Fragen